Kunskapsbank

Att tänka på vid användande av standardvillkor och allmänna bestämmelser

För att reglera vad som ska gälla mellan ett företag och dess kunder kan ett företag tillämpa så kallade standardvillkor eller allmänna bestämmelser. Sådana villkor gäller generellt för de avtal företaget träffar under förutsättning att de blir en del av avtalet. De förhandlas alltså inte med varje enskild kund. I denna artikel diskuteras vad sådana villkor bör innehålla och hur de blir en del av avtalet med kunden.

Standardvillkor och allmänna bestämmelser kan antingen tas fram av ett enskilt företag, av en branschorganisation eller genom förhandling mellan olika sådana aktörer. I den här artikeln används begreppen standardvillkor och allmänna bestämmelser synonymt.

När är det lämpligt att använda sig av standardvillkor och allmänna bestämmelser?

Om ett företag säljer en stor mängd av samma typ av varor eller tjänster kan försäljnings- och utförandeprocessen effektiviseras genom användandet av standardvillkor och allmänna bestämmelser. Om sådana villkor används räcker det ofta att de villkor som är specifika för den enskilda affären – så som pris och leveranstid – förhandlas direkt med kunden. Vad som i övrigt ska gälla framgår av standardvillkoren.

En ytterligare fördel är att ett företag genom att använda standardvillkor får en kontroll över avtalsinnehållet utan att behöva förhandla om villkoren för varje enskilt fall. Finns ingen reglering i avtalet gäller i stället allmänna köp- och avtalsrättsliga principer.

Standardvillkor kan användas både i kommersiella förhållanden och vid försäljning till konsumenter. I kommersiella förhållanden är det i princip fritt att bestämma villkoren. I konsumentförhållanden begränsas avtalsfriheten av tvingande lagstiftning. I båda fallen gäller dock att långtgående och ensidigt betungande villkor kan anses oskäliga.

Vad bör standardvillkor innehålla?

Vad de allmänna bestämmelserna ska innehålla är naturligtvis i hög grad beroende av vilken typ av verksamhet villkoren ska reglera. Det är exempelvis skillnad på om företaget säljer varor eller tjänster. Riktlinjen är att standardvillkoren bör innehålla sådant som är generellt tillämpligt i varje avtalsförhållande företaget ingår. Bland sådana villkor kan exempelvis nämnas avtalstid, uppsägningstid, ansvar för fel och dröjsmål samt hur kunden ska gå till väga vid uppsägning eller reklamation. Det kan också vara lämpligt att informera om eventuella garantier och hur kunden ska gå till väga för att bibehålla och nyttja sådana. Om företaget säljer tjänster bör standardvillkoren också reglera vad som gäller vid utförandet av tjänsten och vad som förväntas av kunden. Vad gäller den typen av tjänster finns det ofta branschförhandlade standardvillkor som företaget kan använda sig av.

Om företager säljer mot konsument gäller det att säkerställa att standardvillkoren följer den tvingande konsumentskyddslagstiftningen. Företagets möjligheter att reglera vad som ska gälla i fråga om exempelvis ansvarstider och reklamationer är ofta begränsade. Det finns också för många typer av varor och tjänster en lagstadgad ångerrätt som dessutom förlängs om företaget inte lämnar korrekt information.

Hur blir allmänna bestämmelser och standardvillkor en del av avtalet?

Det går inte att ge något generellt svar på hur allmänna bestämmelser blir en del av avtalet. Ett minimikrav är i de allra flesta fall att kunden ska ha haft en reell möjlighet att ta del av villkoren. Som utgångspunkt ska den möjligheten ha funnits senast vid den tidpunkt då avtalet ingicks.

Det är inte säkert att det räcker att villkoren exempelvis finns publicerade på hemsidan eller att det finns en hänvisning till villkoren i en offert eller liknande handling. En rekommendation är därför att säkerställa att kunden behöver vidta någon form av aktiv åtgärd som innebär att denne bekräftar att det i vart fall funnits möjlighet att ta del av villkoren. Sluts avtalet på företagets hemsida kan kunden uppmanas att kryssa i en ruta för att godkänna villkoren. Om avtalet sluts per mejl kan villkoren biläggas till det mejl företaget skickar till kunden, gärna kombinerat med att kunden godkänner villkoren i samband med sitt svar. Vid skriftliga avtal bör kunden normalt få en kopia av standardvillkoren och bekräfta detta i avtalet.

Om företaget tillämpar villkor som är överraskande eller särskilt betungande ställs det högre krav på att företaget säkerställer att dessa kommer till motpartens kännedom. Sådana villkor kan företaget behöva upplysa motparten om särskilt. Under alla omständigheter krävs det att sådana villkor är lättåtkomliga och har en logisk placering i standardvillkoren.

Kontentan är alltså att ett företag bör vidta åtgärder för att försäkra sig om att standardvillkoren blir en del av avtalet. Det ska dock nämnas att situationen ibland kan vara den omvända. Om det finns standardvillkor som framförhandlats inom en viss bransch och blivit allmänt vedertagna kan sådana villkor bli tillämpliga utan att parterna ens refererat till dem under sina förhandlingar. Det är något som aktörer inom branscher med utbrett användande av standardbestämmelser bör vara medvetna om.

Avslutande rekommendation

Allmänna bestämmelser och standardvillkor kan underlätta för de företag som har större volymer av likartade avtal. Det skapar en förutsebarhet för företaget men många gånger också för dess kunder. Genom villkoren blir det klart vad som gäller och parterna behöver inte falla tillbaka på de generella köp- och avtalsrättsliga principerna.

Det är däremot viktigt att säkerställa att villkoren utformas på ett sådant sätt att de tillgodoser verksamhetens behov och, inte minst, att de faktiskt blir en del av avtalet. Ta därför hjälp av en advokat både vad gäller utformning och inkorporering av villkoren.

Kunskapsbank

Frågor?

Du är välkommen att kontakta oss för ett kostnadsfritt inledande samtal.
Vi har vår bas i Västsverige med kontor i Kungsbacka och Göteborg. Vi tar uppdrag i hela Sverige och även internationellt.

Kan vi hjälpa dig?